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内容証明の書き方


内容証明の書き方

内容証明郵便の書き方に関する基本的な決まりについての解説になります。

1 用紙は自由。特に制限がない。

紙質も用紙サイズも原則自由です
極端を言えばノートの切れ端でも大丈夫です。
ただし、差出郵便局で5年間保存される為、保存に耐えないもの(感熱紙など)は使用出来ません。


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2 用紙の枚数も自由。制限はない。

書きたい内容を書きたいだけ書いて構わないのです。
ただし、複数枚の場合、すべてホチキスで綴じ、ページの繋ぎ目すべてに割印を押す必要があります。

内容証明への契印(割印)

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3 1枚あたりのたてよこの字数の制限はある。

1行あたりの字数と1枚あたりの行数については制限(決まり)があります。

(縦書きの場合)
 1行に20字以内、1枚につき26行以内
(横書きの場合)
 1行に26字以内、1枚につき20行以内
 1行に13字以内、1枚につき40行以内
 1行に20字以内、1枚につき26行以内

ちなみに「1行26字・1枚20行以内という場合、以内なら良いので「26字」でなくても大丈夫です。
つまり、20×20でもOKなので、MicroOfficeの「原稿用紙」フォーマットを選んで使用しても大丈夫です。

※電子内容証明という制度があり、この場合は字数制限がありませんが、事前の利用者登録などの手続きが手間がかかります。


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4 使用出来る文字の制限がある。

使用出来る文字に制限があります。
使用出来る文字→ひらがな、カタカナ、漢字、句読点、数字、および一般的な記号
英字は固有名詞(人名・地名・会社名・商品名、など)でのみ使用が可能です。
記号や句読点も1字として数えます。
、 。 % + などは使用可能です。
kg、㎡なども使用可能です。(2文字として数えます)
ただし、「」(かっこ)のみ、合わせて1字として数えます。
※初めの'「'のみ1文字として数え、とじかっこ'」'は数えません。
①は○と1で2文字として数えます。
(1)や(2)、(一)や(二)は、2文字です。
ただし、これらが文中の序列を示す記号として取り扱われている場合は1文字として数えます。


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5 表題(タイトル)は自由。つけなくても良い。

表題はつけてもつけなくても全く問題ありません。
ただ、大体の場合は「通知書」や「請求書」「催告書」などとします。
※その他の例:
 「契約解除通告書」「敷金返還通知書」
 「債権譲渡通知書」「相殺通知書」
 「損害賠償請求書」「消滅時効援用通知書」
 「貸金返還請求書」「不当利得金返還請求書」
 「取締役辞任届」「退会届」「退職届」


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6 差出人と受取人の住所・氏名は必ず記載。

差出人と受取人の住所・氏名は必要事項です。記載しなければなりません。
順序はどちらが先でも大丈夫です。

受取人に自宅住所の情報を知られたくないという場合には、行政書士や弁護士に依頼して、差出人になってもらう等しか方法がありません。

なお、相手方が個人である場合は、自宅住所へ、相手方が法人である場合は、本店所在地に送るのが、原則です。
相手方個人の自宅住所で無い場所に送る場合には、プライバシーの侵害や名誉毀損となる危険があるので、注意が必要です。

例えば、相手方の勤務先住所に送る場合であれば、最低でも、
「●●県●●市●●町●-● ●●●●株式会社 気付 ●●●● 殿」等とし、
封筒に「親展」と記載するようにして下さい。
※特に秘密な事項であれば、「本人限定受取郵便」のオプションを利用するのが一番確かです。
※または、「郵便局留」で発送し、相手に発送した旨を伝えて、窓口に受け取りに行ってもらうのも良いです。

文面中、差出人の氏名の横(または下)に押印すること一般的ですが、実は、これは決まりではありません。
押印するもしないも自由(任意)です。

記名横への押印

 ※余談ですが、契約書や領収書にも一般的にハンが押してあります。
  しかし、実は法律上は押印の義務はなく、効力発生の要件でもありません。
  印鑑が押されていないと契約が無効になる、という法律はないのです。


時候のあいさつ文なども不要です。
(※例:「拝啓。貴殿益々ご清祥のこととお喜び申し上げます」など)
通常は時候の挨拶文はつけません。
要件のみを書くことが一般的です。

ただし、親族間の場合など、内容証明のもつ威圧感を緩和して感情的な反発を避けるために、時候のあいさつ文をつける場合もあります。



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7 手紙以外のものは同封出来ない。

普通の手紙であれば、資料やコピー、写真などを同封出来ますが、内容証明郵便の場合には、手紙以外のものは同封することが出来ません。

たとえば
※「添付した売掛金計算書の通りです」
※「念のため、借用書のコピーを同封致しましたのでご確認下さい」
などとする事が、内容証明郵便の場合には出来ない訳です。

その為、内容証明郵便の場合には、
※「別郵便で売掛金計算書をお送りしましたのでご確認下さい」
※「必要があればいつでも借用書のコピーをお送りします」
などと記載して伝えるのが一般的です。


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8 文面の内容(文言)には注意すること。

ついつい感情的になって威圧的な要求をしたり誹謗中傷してしまうと、あとで逆手にとられて面倒なことになりかねません。
内容証明郵便は、書いた内容すべてが保存されるものですから、注意は必要です。

たとえば
※「5日以内に支払わないと詐欺で刑事告訴します」
※「要求に応じなければ貴殿の勤務先や家族にばらします」
※「あなたほど人間のクズで最低な犯罪者はいません」
※「マスコミに情報提供されたくなかったら~」
など。これらの表現は、出来れば使用しないようご注意下さい。



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9 差出人が複数(2名以上)の場合。

差出人が複数の場合、差出人それぞれが内容証明郵便を作成して送達しても構いませんが、同一の文面であれば、連名で出せば1回で済み、用紙も節約出来ますし、費用も節約出来ます。

また、権利関係も1通ではっきり疎明出来ますし、差出人全員が一意団結している意思も伝わり、効果的です。
※例えば、
まとめて不当解雇された数名による解雇無効の意思表示の通知、貸金債権を相続した相続人ら合同による請求の通知、など。

差出人が複数の場合は、差出人(通知人)の欄に住所・氏名をそれぞれが記載します。
また、ページの繋ぎ目の契印や訂正印は、差出人全員が押せば大丈夫です。
そして、配達証明のハガキを受け取る差出人の住所・氏名の前に”(送達先)”と書き加えれば完成です。



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10 受取人が複数(2名以上)の場合。

今度は9と逆で、受取人が複数の場合です。
例えば、

  • 業務中の運搬車輌にひかれてケガを負った事故の場合の、運転手とその勤務先会社の両名に対して損害賠償請求の通知を差し出す場合
  • 貸金返還請求の通知を主債務者と連帯保証人両名に差し出す場合
などがあります。


もちろん、それぞれの相手に個別に差し出すことも可能ですが、その方法だと、わざわざそれぞれに3通づつ作成して出すことになり、やはり手間も費用もかかってしまいます。


受取人が違うだけで差し出す内容が同じであれば、1回の内容証明郵便で差し出すことが出来ます。
これを、「同文内容証明郵便」といい、次の2種類があります。

完全同文内容証明郵便
2名以上の相手に差し出す内容証明郵便で、その文面の内容のみならず、日付や差出人・受取人の記載がすべて同一のものを「完全 同文内容証明郵便」といいます。
受取人の住所・氏名が連記してあるもののことです。
この場合には、通常の通数(1人だと3通)に、受取人の数が増えた分だけ通数を増やして作成すればOKです。

※例: 2名に差出 → 全4通
    3名に差出 → 全5通


不完全同文内容証明郵便
2名以上の相手に差し出す内容証明郵便であることは同じですが、「不完全同文内容証明郵便」とは、受取人を連記せず、受取人の住所・氏名のみ個別に1通ごと別々に書いて作成する方法です。

違うのは受取人の記載が連記していないことだけで、日付や文面の内容は同一でなければなりません。
この場合、作成する通数は、①と同様、通常の通数(1人だと3通)に受取人の数が増えた分をだけ足した通数を作成するのですが、郵便局が保管する分と差出人が保管する分の計2部だけは受取人全員を連記してなければなりませんのでご注意下さい。

※例:受取人が3名の場合
 受取人全員が連記しているもの(郵便局と差出人の分)が2通
 それぞれ別に受取人の住所・氏名が記載されているものが3通




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