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内容証明の出し方


内容証明の出し方

内容証明(内容証明郵便)は手紙の一種ですが、普通の手紙と違い、ポストに投函することは出来ません。
また、取り扱いをしている郵便局も限られています。
出し方にも一定の決まりがあり、ルールに従っていないと受理してもらえません。
以下に、その詳しい内容を解説させて頂きます。


郵便局に持っていくもの

1:内容証明3通(差出人・受取人ともに1名の場合)
  1通は相手への送達用。
  1通は郵便局保管用。
  1通は差出人保管用。

2:封筒1枚(差出人・受取人の住所氏名を明記したもの)
  送達する相手方の住所・氏名を記入してあるもの
  封筒は、封をしない状態で持っていくこと

3:印鑑
  訂正がある場合に必要となりますので、念のため持参します。

4:郵便料金
  所定の郵便料金を持っていくのを忘れないようにして下さい。


内容証明取扱郵便局

内容証明郵便を出すには、内容証明郵便を取り扱っている郵便局で手続きをする必要があります。
本局などの集配業務をしている大きな郵便局(集配郵便局)か、地方郵政局長が特に指定した無集配郵便局に限られています。


内容証明で出す場合、作成した文書と封筒を窓口の担当者に提出します。
郵便局に備付の「書留郵便物受領書」も記入して一緒に提出します。
郵便局の認証司が、その内容証明が所定のルールに従って作成されているかをチェックします。


配達証明を付ける

内容証明だけでは、相手に届いたか否か、いつ届いたか、ということが分かりません。
その為、内容証明には、必ず「配達証明」をつけるようにして下さい。
窓口の担当者に
「これを、内容証明郵便で、配達証明付でお願いします」
と伝えれば大丈夫です。

内容証明郵便で出す→ 内容証明郵便では、いつ誰にどんな内容の通知を出したかを証明出来ます。
配達証明をつける → 配達証明をつけることで、いつ相手に届いたかが証明出来ます。

内容証明郵便は、発送した後からでも、1年以内であれば配達証明をしてもらうことが出来ます。
ただし、証明してもらえるのは、差出人のみです。


内容証明郵便のチェック

内容証明郵便の場合、専門の担当者が各行・各列の文字数などを丹念にチェックします。
その為、少し待たされます。
たまたま内容証明を出す人が多くて混み合い、チェックする担当者が一人しかいなかったりすると結構待たされます。
そして字数などの問題がなければ、呼ばれてから担当の郵便局員の目の前で3通のうちの1通(差出人・受取人ともに1名の場合)を封筒に入れて封を閉じ、その郵便局員に渡します。
間違いがあった場合には、その場で指示に従って訂正します。
※欄外に「何行目何字削除、何字加入」などと書き、そこに差出人の印鑑を押します。


書留郵便物受領書

最後に会計を済ませたら、郵便局員から、内容証明の謄本(差出人控え分)とお問い合わせ番号を記載した「書留郵便物受領書」を渡されます。大切に保管して下さい。

インターネット上の「郵便追跡サービス」で、いつ届いたか否か等が確認出来ます。



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