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内容証明の文章チェックポイント


内容証明の文章チェックポイント

内容証明の作成を専門とし、これまで、弁護士事務所での事務長や企業の法務責任者などを歴任した、プロからみた内容証明のチェックポイントを、以下に説明させて頂きます。

1 タイトル(標題)と本文の内容は一致しているか?

タイトル(標題)は必ずしも記載する必要はありません。
ただし、本文で記載されている内容が読み取れるよう、出来る限り、簡潔なタイトル(標題)を付けるようにしましょう。


2 差出人・受取人の記載は間違いないか?

住所や氏名に誤りがあると、送達不能となったり、回答が受け取れなかったり、再度発送する必要が生じたり、余計な手間と労力、そして費用が発生します。出す前に今一度確認するようにして下さい。
また、法人や団体の場合には、その本店・本部の住所を記載し、代表者の表示も必ず記載するようにして下さい。


3 事実経緯の記載に誤りはないか?

事実の発生した順序や内容、関係する当事者など、事実の相違があると、あとで争いとなりがちです。正確な内容のみが記載されているかを確認して下さい。


4 こちらの主張や請求の内容や根拠が明確になっているか?

結局のところ、何が言いたいのか、何を請求しているのか、明確にしておく必要があります。
内容証明郵便は、意思表示を送達することが目的ですので、主張や請求が明確に伝わるような文章である必要があります。

法的な主張や請求をする場合には、「○○法第××条にもとづき」「●●契約書第●条の定めに従い」など、出来る限り法令等の根拠を特定して記載した方が効果的です。
また、これによって誰にでも確認しやすくなるため、余計な紛争を事前に防止出来る可能性も高まります。


5 回答や履行、支払の等に関する期限を定めているか?

相手に、回答を求める場合や金銭の支払いを請求する場合、期限を明確にしておくことが大切です。
これにより、相手に回答や支払いの意思があるかどうかが明確になり、次のステップに進む時期の予定を立てやすくなります。


6 期限が経過した場合のとるべき手段が記載されているか?

期限を明確に区切り、その期限が経過した場合にどのような手段をとるか、出来る限り明確に伝えた方が効果的です。
また、法令上の罰則や類似事案での判例、などの記載を添えるとより効果的になります。
また、これによって、余計な紛争を事前に防止出来る可能性も高まります。

民事上の手続(訴訟提起や仮処分の申立)、
刑事事件に該当する場合なら被害届や刑事告訴・告発、
行政処分の可能性がある場合、その監督官庁への行政処分申立、
などの用意があることも伝えた方が、やはり効果的です。
そのような記載をすることで、
「とても素人の書いた内容証明ではないぞ」
「バックに法律家などの専門家がついていそうだぞ」
と伝えることが出来、とても効果的です。



7 差出日は適切か?

内容証明を差し出す予定の日に、まだ支払期限を経過(延滞)していないか、とか、消滅時効にかかっていないか、なども重要です。日にちを間違えただけで、無駄な書面となったり、請求が不能となってしまったりする場合もありますので、確認するようにして下さい。



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